Outsourcing als Unternehmensstrategie
Gemäss Umfragen von führenden Beratungsunternehmen planen fast die Hälfte aller Schweizer KMU Betriebsbereiche auszugliedern. Laut Marktforschung im schweizerischen KMU-Markt soll der Anteil an Ausgaben für Outsourcing im laufenden Jahr bis auf durchschnittlich 20% des Umsatzvolumens steigen.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Werden Aufgaben ausgelagert, können Betriebszweige entbürokratisiert und rentabel werden. Ohne die Funktionen aufzugeben, werden die Personalzahlen gesenkt. Der Kontakt zu professionellen Externen führt zu einer Professionalisierung der entsprechenden Abteilungen. Wird Outsourcing als flexibles Instrument eingesetzt, werden kurz- und somit auch langfristige Probleme beseitigt. Die Betrieblichen Kosten können bis zu 30% gesenkt werden.
Beispiel einer Handelsfirma
Folgenden Geschäftsbereiche werden gewinnbringend ausgelagert:
1. Marketing / Werbung
Mangels Finanzen und Zeit wird wenig bis kein Marketing/Werbung betrieben. Dadurch gehen Aufträge verloren und der Kundenservice ist nicht mehr zufriedenstellend.
Durch professionelles Marketing wird das Unternehmen und seine Produkte optimal im Markt positioniert. Um dieses Ziel zu erreichen, wird durch Fachleute eine Analyse erstellt, um Schwachstellen und Potenziale zu erkennen und mit einer angepassten Strategie zu reagieren.
2. IT-Lösung
Trotz fallender Preise für Hardware betragen die Kosten für die IT-Infrastruktur jährlich eine beachtliche wiederkehrende Summe. Das Personal muss öfter geschult werden und oft werden wichtige Massnahmen wie Datensicherung, Virenschutz etc. nur mangelhaft ausgeführt. Bedingt durch die Kurzlebigkeit der Produkte ist dies meist eine aufwendige und teure Angelegenheit.
Beim Outsourcing wird dem Unternehmen die gesamte IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Es werden professionelle Lösungen und Produkte angeboten sowie lästige Arbeiten wie Datensicherung etc. entfallen.
3. Call-Center
Marktanalysen, Kundenakquirierung, Terminplanung, Verkauf und vieles mehr können durch ein Call-Center effizient erledigt werden. Professionelle Call-Center bedürfen meist teure Softwareprodukte zur Marktforschung und Auswertung der Daten. Durch das Outsourcing kommen die Unternehmen in den Genuss von professionellen Lösungen, welche sowohl Ihr Marketing als auch Ihren Verkauf unterstützen. Schon die Rekrutierung des Adressenmaterials kann für Unternehmen eine aufwendige und teure Prozedur sein. Mit einer Call-Center-Lösung werden Synergien geschaffen und die Kosten können somit gesenkt werden.
4. Buchführung
Eine professionelle Buchführung ist das A und O eines erfolgreichen Unternehmens. Aufgrund von Zeitmangel wird die Buchführung meistens „nebenbei“ erledigt – Kennzahlen können nicht sofort abgefragt werden und finanzstrategische Entscheide werden dadurch spät gefällt.
Bei einem Outsourcing wird die Buchführung laufend aktualisiert, Belege werden mittels digitaler Dokumentenverwaltung erfasst. So hat die Unternehmensführung jederzeit die Informationen, welche Bereiche wirklich gewinnbringend sind.
5. Logistik
Der Arbeitsaufwand für die Logistik ist sehr hoch und entsprechend teuer. Oft in keinem Verhältnis zu den sonstigen betrieblichen Kosten.
So werden folgende Fragen zu „Stolpersteinen“: Welche Menge muss gelagert und transportiert werden, damit ein eigenes Lager inkl. Logistik rentiert? Ab wann lohnt sich ein eigener Lieferwagen? Meist wird diese Hürde zu tief gesetzt, sodass unrentable Lager inkl. dessen Logistik im eigenen Haus geführt werden. Durch das Outsourcen von Lager und Logistik an professionelle Partner können Umschlagskosten drastisch sinken und die Ware ist meistens schneller und pünktlicher beim Kunden. Verzögerungen aufgrund von Personenausfall ist dann nicht mehr das Problem des outgesourceten Unternehmens.
6. Personaladministration und Organisation
Gerade im Personalbereich wird sehr viel Zeit und Geld investiert. Werden Arbeitsabläufe analysiert und gestrafft, kann Personal und somit Kosten gespart werden. Meistens wird die Personalfrage nur so „nebenbei“ behandelt. Es stellen sich immer wieder Fragen im administrativen sowie im rechtlichen Bereich. Auch plötzliche Personalausfälle können zu echten Engpässen und Konfliktsituationen führen. Durch das Outsourcing wird nur die effektiv geleistet Arbeit verrechnet und der Personalausfall ist nicht mehr das Problem des Unternehmens, da das „Outsourcing-Team“ genügend Kapazitäten, auch im Personalbereich, anbieten kann.
Kompetenzpartner ist und bleibt das Unternehmen!
Trotz dem Outsourcing werden alle Kunden und lieferantenahen Geschäftsfelder von Unternehmen sowie deren Mitarbeiter gepflegt und ausgeführt. Die Führungsfunktionen bleiben nach wie vor in der Unternehmung.
Kunden wie Lieferanten merken nicht, dass outgesourced wurde, da die Outsourcingmassnahmen lediglich im Hintergrund und sehr diskret durchgeführt werden. Zusammengefasst heisst dies, dass das Outsourcing die Kapazität eines Unternehmens erhöht und gleichzeitig Kosten gespart werden.
Outsourcing schafft neue Opportunitäten
Was nebst dem finanziellen Gewinn zu einer massiven Erfolgssteigerung führt, sind die Opportunitätskosten, welche sich durch die Effizienzsteigerung ergeben. Plötzlich hat ein Unternehmen mehr Zeit und kann sich vermehrt seinem Kerngeschäft und der Kundenbetreuung widmen. Gleichzeitig können wieder neue Geschäftsideen ausgearbeitet und umgesetzt werden.
Eigene Ressourcen im Beruf wie im Privatleben können besser freigelegt werden, da nun genügend Zeit vorhanden ist. Die Work-Life-Balance bleibt somit nicht nur ein tolles Modewort, sondern sie kann auch erfolgreich umgesetzt werden. Damit wird der Teufelskreis “habe keine Zeit“ auf eine vernünftige Art unterbrochen und neue Wege können beschritten werden.
