Vom Prozess zum Führungscockpit
ERP-Software zeichnen sich durch eine Vielfalt von unterschiedlichen und komplexen Funktionen aus. Managementsysteme hingegen berücksichtigen bereichsübergreifende Betrachtungen, die alle Verantwortlichen in den Prozessen ganzheitlich für die Qualität mitverantwortlich macht. Integriert man beide Systeme, ist eine deutlich effizientere Unternehmenssteuerung garantiert.
Managementsysteme, die den Kunden und die Prozesse in den Mittelpunkt ihrer Betrachtung stellen, werden oft als Insellösungen eingesetzt. Eine Integration mit dem ERP-System fördert das ganzheitliche Zusammenwirken und verhindert gleichzeitig die Verschwendung von betrieblichen Ressourcen. Sie sind aber kein Selbstzweck, sie dienen den Unternehmenszielen und tragen zur Wertsteigerung des Unternehmens bei.
Die oft zitierten Gefahren von Bürokratie und Aufwand, mangelnder Akzeptanz und aufgeblähter Dokumentation lassen sich mit Entschlossenheit, Engagement und einer gut durchdachten Integration der Managementsysteme im Unternehmen in Schach halten. Bewältigung von Komplexität und Dynamik sind die Herausforderungen an das heutige Management. Durch die Integration der ERP-Lösung mit dem IMS, hat das Management alle Fäden in der Hand und wird dabei in ihrer übergreifenden Verantwortung nachhaltig unterstützt.
Vom Prozess zum Führungscockpit
Durchgängige Prozesse mit festgelegten Zielen und einer klaren Verantwortungsregelung sind ein zentrales Element moderner Managementsysteme. Einfach dargestellte und klar strukturierte, für alle Mitarbeitenden jederzeit verfügbare Prozesse, sind die Basis für eine gelebte Prozessorientierung. Die stufenweise verfeinerte Darstellung der Strukturen, vom Hauptprozess bis zu den einzelnen Tätigkeiten sowie die Zuordnung der entsprechenden Funktionen und Dokumente, bilden die Basis für eine schnelle Übersicht und Orientierung.
Die Prozesse lassen sich nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens vom Anwender strukturieren und modellieren. So lässt sich einfach durch die Prozesse „googeln“ und schnell die gewünschten Informationen finden. Dokumente und ergänzende Informationen lassen sich auf jeder Ebene rollenspezifisch hinzufügen.
Finanz-, Kunden-, Personal- und Prozess- Daten werden in einem integrativen Kennzahlenmodell verglichen und verständlich präsentiert. Das grafische Führungscockpit mit allen relevanten Informationen unterstützt die operativen und strategischen Entscheidungen. Systemübergreifend und unternehmensweit werden alle relevanten Steuerungsgrössen einbezogen. Notwendige Korrekturen werden direkt erfasst und laufend überwacht. Vom einfachen Kennzahlensystem bis zu Balanced Scorecard lassen sich alle aussagekräftigen Entscheidungsgrundlagen verwirklichen.
Risiken voll im Griff
Das Risikomanagement beinhaltet alle wichtigen Funktionen des wertorientierten Risikomanagements und basiert auf bereits bekannten Werkzeugen und Methoden. Das Tool kann entsprechend den unternehmerischen Risiken und Bedürfnissen angepasst werden und deckt die Anforderungen an das interne Kontrollsystem (IKS) hervorragend ab.
Unternehmensrisiken wie Markt-, Technologie-, Lieferantenrisiken beruhen oftmals auf einer Kombination unterschiedlicher Einflussfaktoren. Zur Erhöhung der Unternehmenstransparenz werden die Risiken den Prozessen, Tätigkeiten und Strukturen zugeordnet. Risikobehaftete Geschäftsprozesse lassen sich so gezielt verbessern und durch wirksame Kontrollen laufend überwachen. Das interne Kontrollsystem IKS wird gleichzeitig vollumfänglich umgesetzt und dokumentiert. Mit dem Risikocockpit lassen sich Frühindikatoren einzelner Risiken abbilden und überwachen. Frühzeitig, noch bevor ein Ereignis eintritt, werden Veränderungen erkannt und ein rechtzeitiges Handeln ermöglicht. Dank modernster webbasierter Internet-Technologie ist vollumfängliche Transparenz für den Verwaltungsrat, die Geschäftsleitung und die Risikoverantwortlichen jederzeit und standortunabhängig sichergestellt.
ERP liefert Daten für das Risikocontrolling
Risikocontrolling verhält sich zum Risikomanagement ähnlich wie das allgemeine Controlling zur Unternehmensführung: Es hat die Aufgabe, die Unternehmensführung zu unterstützen und trägt eine Mitverantwortung für die Zielerreichung. Das Risikocontrolling muss helfen, folgende Fragen zu beantworten:
1. Welche Risiken kann ein Unternehmen eingehen? Nur Risiken, die damit wahrzunehmende Chancen überwiegen, sollten eingegangen werden.
2. Wie viele Risiken kann das Unternehmen tragen? Die Risikotragfähigkeit jedes Unternehmens ist begrenzt.
Das in die ERP-Funktionalität integrierte Managementsystem konzentriert sich auf die wesentlichen Daten und Ziele, stellt diese transparent dar und bildet Prozessketten ab.
Wie Piloten im Rennsport erhalten Manager mit dem Cockpit einen klaren Blick auf zentrale Leistungsdaten. Bestehende Daten aus den ERP-Modulen Vertrieb, Produktion, Service, Finanz, Kostenrechnung, Personal und Controlling werden in das Modul Risikomanagement überführt. Dadurch lässt sich z.B. der Verlauf von Terminabweichungen, Qualität, Materialverfügbarkeit, Produktionskosten, Kundenzufriedenheit und Fluktuation verfolgen. Die zusammengeführten Kennzahlen verdeutlichen die Eintrittswahrscheinlichkeit und Ausprägung von Projektrisiken sowie Gefahren bezüglich der Rentabilität und Liquidität eines Unternehmens.
Ein Umdenken der IT-Abteilung ist gefordert
Infolge der zunehmenden Globalisierung verstärkt sich der Wettbewerbsdruck auf Unternehmen und stellt sie vor die Herausforderung, flexibel und schnell auf neue Marktsituationen zu reagieren. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Geschäftsprozesse rasch anzupassen. Das setzt wiederum voraus, dass Unternehmen in der Lage sind, schnell die richtigen Entscheidungen bezüglich der IT zu treffen.
Da heutzutage nahezu alle Geschäftsprozesse durch IT unterstützt beziehungsweise durch IT überhaupt erst ermöglicht werden, lässt sich diese Herausforderung nur über transparente und flexible IT lösen. Dies betrifft nicht nur die Gestaltung der IT-Prozesse, sondern auch die in den letzten Jahren aufgrund der Prozessfokussierung häufig vernachlässigten Aufbauorganisation in mehr oder minder komplexen Unternehmensstrukturen.
Deshalb wird in den kommenden Jahren der Trend zur Prozessorientierung in den IT-Abteilungen dominieren und somit empfiehlt sich eine differenzierte Betrachtung der IT als Massenware und der IT als Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg. Der konsequente Ausbau des Prozessmanagement Know-how bei allen IT-Verantwortlichen ist zu forcieren und Zuständigkeiten neu auch für Prozesse - nicht nur für Systeme - festzulegen.
